VUCA - nem a tervvel van a baj

Szeretem a terveket. Talán ez szakmai ártalom.

Szeretem látni, honnan indulunk, hová szeretnénk eljutni, milyen lépések vezetnek oda, és nagyjából mikor érkezünk meg. A terv nemcsak arra jó, hogy megmondja, mit kell csinálnunk. Valamiféle megnyugtató érzést is ad: értjük a helyzetet.

Aztán a valóság időnként durván közbeszól.

Megváltozik a piac, távozik egy kulcsember, megjelenik egy új technológia, módosul egy szabályozás, az ügyfél maga sem egészen biztos abban, mit szeretne, vagy egyszerűen kiderül, hogy azok az összefüggések, amelyekre a tervünket építettük, nem úgy működnek, ahogy gondoltuk.

Ilyenkor könnyű arra jutni, hogy rosszul terveztünk. Pedig lehet, hogy nem a tervvel van baj. Lehet, hogy másféle környezetben próbálunk tervezni, mint amilyenre a tervezési módszerünk készült.

Erre ad egy érdekes gondolkodási keretet a VUCA.

Egy katonai betűszó civil karrierje

A VUCA négy angol szó kezdőbetűjéből áll:

Volatility - változékonyság

Uncertainty - bizonytalanság

Complexity - komplexitás

Ambiguity - többértelműség

A fogalom a U.S. Army War College stratégiai gondolkodásából került át később a vezetés és az üzlet világába. Az intézmény saját visszatekintése szerint a VUCA kifejezést a hidegháború utáni időszakban alkották meg, valamikor az 1980-as évek végé, hogy leírják azt az új biztonsági környezetet, amelyben a korábbi, viszonylag stabilnak tekintett erőviszonyok helyét sokkal nehezebben értelmezhető helyzet vette át.

Ez a háttér szerintem fontos. A VUCA eredetileg nem azt jelentette, hogy "minden nagyon gyorsan változik". Sokkal érdekesebb problémáról szólt: hogyan hozzunk stratégiai döntéseket akkor, amikor maga a környezet sem engedi meg azt a fajta bizonyosságot, amelyet szeretnénk?

A U.S. Army War College későbbi stratégiai vezetési anyagaiban is megmaradt ez a gondolat. A stratégiai vezető olyan környezetben működik, amelyben nagy a bizonytalanság, a komplexitás és a többértelműség, miközben a változások sebessége további nyomást helyez a döntéshozóra.

Innen pedig már nincs is olyan messze a projektvezetés világa

A VUCA számomra akkor válik igazán használhatóvá, amikor nem egyetlen divatos szóként használom a kiszámíthatatlanságra. A négy betű ugyanis négy különböző problémát ír le.

V - Volatility: amikor gyorsan változik, amit tudok

Képzeljünk el egy projektet, amelynek egyik fontos alapanyaga vagy szolgáltatása erősen ingadozó áron érhető el. Tudjuk, mire van szükségünk, ismerjük a beszállítókat és értjük az összefüggéseket. A probléma az, hogy az ár három hónap múlva egészen más lehet.

Ez változékonyság.

Nem feltétlenül hiányzik a tudásunk. A környezet egyszerűen gyorsan és jelentős mértékben változik. Ilyenkor a merevebb terv helyett tartalékokra, mozgástérre, gyors reakcióra és alternatívákra lehet szükségünk.

U - Uncertainty: amikor nem tudom, mi fog történni

Tegyük fel, hogy egy új szabályozás készül, amely jelentősen befolyásolhatja a projektünket. Értjük a problémát, ismerjük a lehetséges következményeket, csak éppen nem tudjuk, melyik szabályozási változat lép életbe és mikor.

Ez bizonytalanság.

Itt nem feltétlenül több tervezésre van szükség. Inkább több információra, forgatókönyvekre és annak elfogadására, hogy bizonyos döntéseket csak valószínűségek alapján tudunk meghozni.

C - Complexity: amikor túl sok minden függ össze túl sok mindennel

Egy nagy szervezeti vagy technológiai átalakításnál lehet, hogy rengeteg információnk van. Ismerjük a rendszereket, a szervezeti egységeket, a beszállítókat, a folyamatokat és a szabályokat.

Csakhogy ezek egymásra hatnak.

Ha itt változtatok valamit, annak amott lesz következménye, ami egy harmadik területen újabb változást indít el. Nem feltétlenül az információ hiányzik, hanem az oksági háló válik nehezen áttekinthetővé.

Ez komplexitás.

Ilyenkor a probléma részekre bontása segíthet, de óvatosan: a részek külön-külön történő optimalizálása nem biztos, hogy az egész rendszert jobbá teszi.

A - Ambiguity: amikor ugyanazt többféleképpen is érthetem

Van információnk, csak nem világos, mit jelent.

Egy új technológia megjelenik a piacon, de még nincs elegendő tapasztalatunk arról, mire lesz valóban alkalmas. Egy ügyfél azt mondja, hogy "egyszerűbb" rendszert szeretne, de az egyszerűség egészen mást jelent a felhasználónak, az informatikusnak és a pénzügyi vezetőnek. Ugyanazokat a tényeket nézzük, mégis több, egymással versengő értelmezés tűnik elfogadhatónak.

Az Army War College egyik stratégiai vezetési anyaga éppen így különíti el az ambiguityt az általános bizonytalanságtól: itt az értelmezés válik bizonytalanná, mert a rendelkezésre álló kontextus nem elegendő az egyértelmű jelentéshez.

Ilyenkor talán nem további elemzés az első lépés, hanem kísérletezés. Kipróbálni valamit kis léptékben, figyelni, mi történik, és ebből tanulni.

Nem minden bizonytalanság ugyanolyan

Nekem éppen ezért tetszik a VUCA gondolata.

Nem azért, mert négy betűvel megmagyarázza a világot. Hanem mert segít feltenni egy kérdést, mielőtt automatikusan elővenném a megszokott projektvezetői eszköztáramat:

Tulajdonképpen milyen problémával állok szemben?

Ha a környezet változékony, rugalmasságra lehet szükségem. Ha bizonytalan, információt és forgatókönyveket keresek. Ha komplex, az összefüggéseket próbálom megérteni. Ha többértelmű, talán kísérleteznem és tanulnom kell.

Persze a valóság ritkán olyan udvarias, hogy szépen besétáljon valamelyik dobozba. Egy projekt egyszerre lehet változékony, bizonytalan, komplex és többértelmű. Talán ezért nem is az a legérdekesebb kérdés, hogy VUCA-világban élünk-e. Bizonytalanság, komplexitás és többértelműség aligha a huszonegyedik század találmánya.

Érdekesebb, hogy mit kezdünk vele.

Ha egyre kevésbé hihetem el, hogy a projekt elején minden fontosat tudok, akkor óhatatlanul felmerül, hogy talán nem érdemes mindent előre eldöntenem. Lehet, hogy bizonyos döntéseket jobb későbbre hagyni, amikor már többet tudok. Lehet, hogy egy nagy megoldás helyett érdemes először egy kisebbet kipróbálni, visszajelzést kérni, tanulni belőle, majd ennek fényében eldönteni, mi legyen a következő lépés.

Ebben a környezetben vált egyre vonzóbbá az a gondolkodás, amelyet ma leginkább agilitásként ismerünk.

A 2001-ben megszületett Manifesto for Agile Software Development persze nem a VUCA-ra adott válaszként született, és nem is érdemes utólag ilyen egyszerű oksági kapcsolatot rajzolni közéjük. Mégis nehéz nem észrevenni a rokonságot. Az Agile Manifesto az átfogó dokumentációval szemben a működő megoldást, a szerződéses alkudozással szemben az együttműködést, a terv követésével szemben pedig a változásra való reagálást értékeli többre.

Talán nem azért, mert a tervezés hirtelen feleslegessé vált.

Hanem mert egy bizonytalan világban a jó terv egyik legfontosabb tulajdonsága éppen az lehet, hogy képesek vagyunk eltérni tőle, amikor már többet tudunk, mint amikor elkészítettük.

A köd ettől nem oszlik el. Csak megtanulunk úgy haladni, hogy nem kell előre látnunk az egész utat.